¿Cómo se calculan las expensas? Prorrateo por coeficiente con ejemplo

Las expensas se calculan sumando los gastos comunes del edificio en el mes y repartiéndolos entre las unidades según su coeficiente (o porcentual) de copropiedad, que figura en el reglamento. Si una unidad tiene un coeficiente del 22,5%, paga el 22,5% de cada gasto que se reparte por coeficiente. Algunos gastos se reparten en partes iguales o solo entre un grupo de unidades, según lo que diga el reglamento o decida la asamblea.

Parece una regla de tres, y lo es. La complicación aparece cuando conviven varios criterios, hay unidades que no usan ciertos servicios, se suman deudas e intereses y, al final, los centavos no cierran.

Qué es el coeficiente de copropiedad

Cada unidad funcional (departamento, local, cochera) tiene asignado en el reglamento de copropiedad un porcentaje sobre el total del edificio. La suma de todos los coeficientes da 100%. Ese porcentaje se usa, entre otras cosas, para repartir los gastos comunes.

Por lo general depende de la superficie y la ubicación de la unidad: dos departamentos del mismo piso pueden tener coeficientes distintos si miden distinto.

Los tres criterios de reparto

1. Por coeficiente

El más común. Cada unidad paga su porcentaje de cada gasto: sueldo del encargado, luz de espacios comunes, limpieza, seguro del edificio.

Cuota de la unidad = gasto × coeficiente de la unidad

2. Partes iguales

El gasto se divide por la cantidad de unidades, sin importar su tamaño. Se usa cuando el reglamento o la asamblea lo establecen para algún gasto puntual.

3. Por grupo

El gasto se reparte solo entre las unidades que lo usan o que lo generan. Ejemplos típicos: el ascensor entre los departamentos (no los locales de planta baja), un gasto que solo corresponde a las cocheras. Dentro del grupo se puede repartir por coeficiente (proporcional al coeficiente de cada unidad dentro del grupo) o en partes iguales.

Ejemplo completo: un edificio de 5 unidades

Gastos del mes:

Paso 1: gastos por coeficiente

Suman $1.070.000. El 1° A paga $1.070.000 × 22,50% = $240.750. El local, $1.070.000 × 20% = $214.000.

Paso 2: gasto por grupo

El ascensor se reparte solo entre los cuatro departamentos, que suman 80% de coeficiente. El 1° A tiene 22,50 ÷ 80 = 28,125% del grupo: $180.000 × 28,125% = $50.625. El local no paga ascensor.

Paso 3: partes iguales

$150.000 ÷ 5 unidades = $30.000 cada una.

Resultado

La suma de las expensas tiene que dar exactamente el total de gastos. Si no da, algo está mal.

A esto se le suma, si corresponde, el aporte al fondo de reserva (lo vemos en fondo de reserva del consorcio) y la deuda anterior con sus intereses de cada unidad (en expensas impagas).

El problema de los centavos

Con números redondos todo cierra. En la realidad, repartir $100.000 en partes iguales entre 3 unidades da $33.333,333... Si redondeás las tres a $33.333,33, juntás $99.999,99: falta un centavo.

En un edificio grande, con varios gastos y coeficientes con muchos decimales, esos centavos se acumulan y la suma de los cupones no coincide con los gastos. La solución correcta es repartir los centavos sobrantes entre las unidades con mayor fracción residual, de modo que la suma de los cupones sea exactamente el total del gasto: $33.333,34 + $33.333,33 + $33.333,33 = $100.000.

Cómo se hace en InmoMind

InmoMind es un CRM inmobiliario con web propia que incluye un módulo de Consorcios desde el plan Avanzado. Para calcular las expensas:

1. Cargás el edificio y sus unidades, cada una con su coeficiente y, si hace falta, los grupos a los que pertenece (por ejemplo, "Departamentos" o "Cocheras").
2. Definís los rubros y el criterio de cada uno: por coeficiente, partes iguales, por grupo (por coeficiente o en partes iguales dentro del grupo), y si es ordinario o extraordinario.
3. Cada mes cargás los gastos con su rubro, su proveedor y el comprobante.
4. El sistema hace el prorrateo exacto al centavo: la suma de los cupones siempre da el total de gastos.

Unidades de un consorcio en InmoMind con su coeficiente, grupos y saldo anterior

Rubros del consorcio con su criterio de reparto: por coeficiente, partes iguales o por grupo

Antes de emitir ves la vista previa del prorrateo, unidad por unidad, con el detalle por rubro. Esta es la del edificio de este ejemplo cargado en InmoMind: las cifras coinciden con las tablas de arriba, más el aporte al fondo de reserva y, en el 2° B, una deuda anterior con sus intereses.

Vista previa del prorrateo en InmoMind con el detalle por rubro del 2° B: sueldos, luz, limpieza, ascensor, honorarios y fondo de reserva

Preguntas frecuentes

¿Dónde figura el coeficiente de mi departamento?

En el reglamento de copropiedad del edificio. También suele figurar en la escritura y en la liquidación de expensas.

¿Por qué pago más expensas que mi vecino del mismo piso?

Porque tu unidad tiene un coeficiente más alto, generalmente por ser más grande, o porque pertenece a un grupo que paga un gasto que la otra no (por ejemplo, una cochera).

¿Las expensas extraordinarias se reparten igual?

En general se reparten por coeficiente, salvo que el reglamento o la asamblea dispongan otra cosa.

¿Los locales pagan el ascensor?

Depende del reglamento. Es común que los locales de planta baja sin acceso al ascensor queden excluidos de ese gasto, repartiéndolo solo entre los departamentos.

Conclusión

Calcular expensas es aplicar bien tres criterios y cuidar que los números cierren al centavo. Si tu inmobiliaria administra algún edificio además de vender y alquilar, podés hacerlo en el mismo CRM, sin un sistema aparte.

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