Fondo de reserva del consorcio: qué es, cuánto aportar y cómo registrarlo

El fondo de reserva es un ahorro del consorcio que se forma con un aporte mensual de todas las unidades, incluido en las expensas, para cubrir gastos imprevistos o extraordinarios sin tener que pedir una cuota especial cada vez. El monto o el porcentaje lo define la asamblea o el reglamento, y se reparte entre las unidades según su coeficiente.

Es el colchón del edificio: cuando se rompe la bomba de agua o hay que reparar el ascensor, el fondo evita una expensa extraordinaria de golpe.

Para qué sirve el fondo de reserva

• Reparaciones urgentes: bombas, ascensores, cañerías, portones.
• Gastos imprevistos que no estaban en el presupuesto del mes.
• Obras planificadas, juntando de a poco en lugar de cobrar todo en un mes.
• Cubrir baches de caja cuando varias unidades se atrasan (si la asamblea lo autoriza).

Su uso lo decide el consorcio según el reglamento y las resoluciones de asamblea.

Cuánto se aporta al fondo de reserva

No hay un porcentaje fijo por ley: lo define cada edificio. Las dos formas más comunes:

• Monto fijo mensual: por ejemplo, $60.000 por mes para todo el edificio.
• Porcentaje de los gastos ordinarios: por ejemplo, un 5% de lo que se gasta cada mes en gastos ordinarios.

En los dos casos, el aporte total se reparte entre las unidades por coeficiente, igual que cualquier gasto común.

Ejemplo

Edificio de 5 unidades, gastos ordinarios repartidos entre todas de $1.220.000 y un aporte al fondo del 5%:

• Aporte total del mes: $1.220.000 × 5% = $61.000

El aporte aparece como un renglón propio en el cupón de cada unidad, separado de los gastos del mes.

Devengado o cobrado: cuánto entra realmente al fondo

Es una pregunta que muchos administradores no se hacen y que explica por qué el saldo del fondo "no cierra" con la caja.

• Criterio devengado: al cerrar el mes, se suma al fondo el aporte completo ($61.000), aunque algunas unidades no hayan pagado.
• Criterio de caja real: se suma solo la parte que efectivamente se cobró. Si en el mes se cobró el 80% de las expensas, entran al fondo $48.800.

Con el criterio devengado, el saldo del fondo muestra lo que el fondo debería tener; con caja real, muestra lo que hay. En el edificio de ejemplo que cargamos en InmoMind se cobró el 64% de las expensas del mes, así que con caja real entraron al fondo $39.142,72 de los $61.000 de aporte. En edificios con morosidad, la diferencia puede ser grande, y conviene que la administración tenga claro cuál usa.

Pagar un gasto con el fondo de reserva

Cuando se usa el fondo para pagar un gasto (por ejemplo, la reparación de la bomba), ese gasto:

• No se reparte entre las unidades en el cupón del mes: ya está cubierto.
• Se descuenta del saldo del fondo.
• Queda registrado como egreso, para la rendición de cuentas a los propietarios.

Un buen control: el saldo del fondo nunca debería quedar negativo. Si el gasto supera lo disponible, la diferencia se prorratea como un gasto común o como expensa extraordinaria.

Cómo se hace en InmoMind

En el módulo de Consorcios de InmoMind (desde el plan Avanzado), cada consorcio tiene su fondo de reserva:

• Aporte del mes: lo cargás a mano en cada período o configurás un aporte automático en porcentaje, que se calcula solo sobre los gastos ordinarios que pagan todas las unidades.
• Acumulación del fondo: elegís Caja real (suma la parte cobrada) o Devengado (suma el aporte completo, hayan pagado o no).

Configuración del consorcio en InmoMind: interés por mora, aporte automático al fondo del 5% y modo caja real o devengado

• Gastos pagados con el fondo: al cargar un gasto lo marcás como pagado con el fondo; no se prorratea y se descuenta al cerrar el período.
• Libro del fondo: una solapa con cada aporte y cada egreso, y el saldo resultante.
• El sistema no te deja cerrar un período si el fondo quedaría negativo.

Solapa Fondo de un consorcio en InmoMind con el saldo y cada movimiento

En el aviso de pago de cada unidad, el aporte aparece como "Fondo de reserva", con el porcentaje si lo configuraste.

Preguntas frecuentes

¿Qué es el fondo de reserva en las expensas?

Es el aporte mensual que hace cada unidad para formar un ahorro del consorcio destinado a gastos imprevistos o extraordinarios.

¿Cuánto es el fondo de reserva de un edificio?

Lo define la asamblea o el reglamento. Puede ser un monto fijo o un porcentaje de los gastos ordinarios.

¿El fondo de reserva lo paga el inquilino o el propietario?

Depende de lo que diga el contrato de alquiler. Muchos contratos lo consideran a cargo del propietario por ser un ahorro del edificio; lo vemos en expensas ordinarias y extraordinarias.

¿Se puede usar el fondo de reserva para pagar gastos comunes?

Según lo que establezca el reglamento o resuelva la asamblea. Cuando se usa, el gasto no se cobra en las expensas y se descuenta del fondo.

Conclusión

El fondo de reserva es simple en concepto y engañoso en la práctica: aportes devengados que no se cobraron, egresos sin registrar y saldos que no coinciden con la caja. Con el fondo integrado a la liquidación, el saldo se actualiza solo al cerrar cada mes.

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