Cómo liquidar expensas de un consorcio paso a paso

Liquidar expensas es cerrar el mes de un edificio: juntar todos los gastos comunes, repartirlos entre las unidades según su coeficiente, sumar el aporte al fondo de reserva y la deuda anterior de cada unidad, y emitir el cupón de pago de cada propietario. Después se registran los pagos y, al cerrar el período, lo que quedó impago pasa al mes siguiente.

Es un proceso que se repite todos los meses y en el que un error se nota enseguida: el propietario que paga de más reclama, y el que paga de menos deja un agujero en la caja del consorcio.

Antes de empezar: los datos fijos del edificio

Se cargan una sola vez y se revisan cuando cambia algo:

Unidades funcionales con su coeficiente (del reglamento de copropiedad).
Propietario de cada unidad y un teléfono o mail para mandarle el cupón.
Rubros de gasto con su criterio de reparto (por coeficiente, partes iguales, por grupo).
Día de vencimiento de las expensas y tasa de interés por mora.
Política del fondo de reserva: monto fijo o porcentaje.

Los 8 pasos de la liquidación mensual

1. Juntar los gastos del mes

Sueldos y cargas del encargado, servicios (luz, agua, gas de espacios comunes), abonos (ascensor, matafuegos, limpieza), seguros, reparaciones, honorarios de la administración. Cada gasto con su comprobante y su proveedor.

2. Asignar cada gasto a un rubro

El rubro define cómo se reparte. "Ascensor" va solo a los departamentos; "Sueldos" va a todos por coeficiente. Si un gasto es extraordinario (una obra, un arreglo de fachada), conviene marcarlo como tal: es información que el propietario necesita, por ejemplo, para saber qué le corresponde a su inquilino.

3. Definir el aporte al fondo de reserva

Un monto fijo o un porcentaje de los gastos ordinarios, según lo resuelto por la asamblea. Se reparte por coeficiente. Lo explicamos en fondo de reserva del consorcio.

4. Hacer el prorrateo

Repartir cada gasto entre las unidades según el criterio de su rubro. El control clave: la suma de lo asignado a las unidades tiene que dar exactamente el total de gastos. Con ejemplo y números en cómo se calculan las expensas.

5. Sumar la deuda anterior e intereses

Cada unidad que no pagó el mes anterior arrastra su saldo, y sobre ese saldo se aplica la tasa de interés por mora. Detalle en expensas impagas.

6. Emitir los cupones

Un cupón (o aviso de pago) por unidad con: período, vencimiento, expensa del mes, aporte al fondo, deuda anterior, intereses y total. Lo ideal es acompañarlo con el detalle de gastos del edificio, para que cada propietario vea en qué se usó la plata.

7. Registrar los pagos

A medida que pagan, se registra cada cobro, incluidos los pagos parciales. Cuando una unidad paga el total, se le entrega el recibo.

8. Cerrar el período

Al cerrar:

Lo impago de cada unidad pasa como saldo anterior al mes siguiente.
El aporte al fondo se suma al saldo del fondo de reserva.
Los gastos que se pagaron con el fondo se descuentan de su saldo.

Un período cerrado no debería volver a tocarse: si algo cambió, se corrige en el mes siguiente.

Errores comunes al liquidar expensas

Cupones que no suman el total de gastos por redondeos.
Arrastrar mal la deuda: olvidarse de un pago parcial o cobrar dos veces el mismo interés.
Calcular intereses sobre intereses cuando el reglamento no lo permite.
Mezclar meses: cerrar un período cuando el anterior todavía está abierto.
No guardar los comprobantes de cada gasto, que el propietario tiene derecho a pedir.

Requisitos legales según la jurisdicción

La liquidación tiene que cumplir con lo que exige cada jurisdicción. En la Ciudad de Buenos Aires, por ejemplo, la Ley 941 regula la actividad del administrador y el contenido mínimo de la liquidación. Antes de elegir cómo liquidar, revisá qué te exige la normativa local y el reglamento de cada edificio.

Cómo se hace en InmoMind

En el módulo de Consorcios de InmoMind (incluido desde el plan Avanzado), cada mes es un período que pasa por tres estados: borrador, emitido y cerrado.

Nuevo período: el sistema precarga los gastos frecuentes con el monto del mes anterior (sueldos, abonos), así solo actualizás lo que cambió.
Agregar gasto: concepto, rubro, monto, proveedor y comprobante adjunto. Un gasto se puede marcar como pagado con el fondo de reserva: no se prorratea y se descuenta del fondo.
Aporte al fondo: lo cargás a mano o configurás un porcentaje y se calcula solo.
Prorrateo: vista previa por unidad, con el detalle por rubro, exacto al centavo.

Período de expensas en borrador en InmoMind: gastos del mes con su rubro y total del edificio

Vista previa del prorrateo por unidad, con coeficiente, saldo anterior y total

Emitir: se generan los cupones de cada unidad con la deuda anterior y los intereses.
Aviso de pago en PDF con tu logo: los gastos del edificio, una nota para los propietarios y el detalle de lo que paga esa unidad por rubro. Cuando la unidad paga, el PDF pasa a ser el recibo de expensas.
Envío por WhatsApp: uno por uno, o con Enviar automáticamente si tenés WhatsApp conectado. Los cupones salen de a uno, con pausas, para cuidar tu número.
Cobrar cada cupón cuando la unidad paga y cerrar el período: lo impago pasa solo al mes siguiente y el fondo se actualiza.

Cupones por unidad en InmoMind: unidades pagadas con su recibo, pendientes con su aviso y el botón Cobrar

Aviso de pago de expensas en PDF: gastos del edificio, nota de la administración y lo que paga la unidad por rubro, con deuda anterior e intereses

¿Primera vez con el sistema? Podés crear un período de prueba de cualquier mes para probar los números sin tocar saldos reales.

Preguntas frecuentes

¿Cada cuánto se liquidan las expensas?

Mensualmente, en la gran mayoría de los consorcios. Cada liquidación corresponde a los gastos de un mes.

¿Qué tiene que incluir un cupón de expensas?

Período, vencimiento, unidad y propietario, expensa del mes, aporte al fondo, deuda anterior, intereses y total. Es recomendable incluir el detalle de los gastos del edificio.

¿Se puede cerrar el mes si hay unidades que no pagaron?

Sí. Al cerrar, lo que quedó impago pasa como saldo anterior al período siguiente, con los intereses que correspondan.

¿Los honorarios del administrador van en las expensas?

Sí, se cargan como un gasto más del consorcio y se reparten según el criterio que corresponda.

Conclusión

Liquidar expensas es un proceso de ocho pasos que no perdona errores. Con un sistema que precarga los gastos fijos, prorratea al centavo y arrastra la deuda solo, la liquidación de un edificio pasa de un día de planilla a un rato. Y si sos inmobiliaria, lo hacés en el mismo CRM donde ya tenés tus propiedades, alquileres y clientes.